Agregamos Valor Organizando su Información

MeetMail es el asistente soñado. Organiza su información, la hace coherente y disponible con elegante simpleza.

Con MeetMail es posible organizar materias o asuntos de cualquier orden en compartimentos separados que facilitan su comprensión y consulta. Tales compartimentos se denominan Espacios Temáticos de Trabajo® y son el concepto fundamental sobre el cual se sustenta este innovador producto.

El Centro de Actividad de MeetMail muestra la información nueva en el instante que esta se publica.

Nótese que el título del Espacio Temático posibilita la comprensión instantánea de lo publicado, porque los mensajes aparecen en el contexto correcto. Acceder a todo lo publicado respecto del tema está a un clic de distancia.

Secciones separadas, propias de cada categoría, ayudan aún más a organizar la información.

• Discusión, contiene todo lo dicho por los participantes.
• Participantes, lista las personas con las cuales se está interactuando.
• Documentos, actúa como un repositorio compartido de archivos que versan sobre el tema específico.
• Links, incluye referencias a otros Espacios Temáticos o enlaces a sitios web.
• Reuniones, almacena actas de las reuniones sostenidas referentes al tema
• Resumen, registra Resúmenes Ejecutivos creados para informar escuétamente los avances logrados.

MeetMail en Revista de Colegio de Abogados de Chile A.G.

Como parte del convenio entre MeetMail y el Colegio de Abogados de Chile A.G., estamos presentes en la publicación "Abogado", del mes de enero de 2015.

Condiciones de Venta Especiales para Estudios Jurídicos con Abogados Asociados del Colegio de Abogados de Chile A.G.

Para los Estudios Jurídicos, y en concordancia con el convenio suscrito con el Colegio de Abogados de Chile A.G., MeetMail ofrece descuentos y meses de uso adicional sin costo a los clientes. Estos descuentos y beneficios están relación con la modalidad de pago que el cliente determine.

MeetMail puede adquirirse en dos modalidades: a) Instalado en Servidores Proporcionados por MeetMail, o b) Como licencia de uso instalable en Servidores de la empresa cliente.  Los precios son diferentes y varían según el número máximo de usuarios que se necesiten, partiendo de un mínimo de 25. 

Descuentos y beneficios aplicables a esta modalidad de contratación

PRIMERO. Plazo del Contrato. El servicio debe ser contratado por un año.

SEGUNDO. Forma de Pago. El precio anual del servicio, puede realizarse en cuatro distintas modalidades. Cada una de ellas conlleva un descuento y beneficios adicionales para el cliente. Las opciones de pago son las siguientes:

Pago Contado. Cada Colegiado o el Estudio al que pertenece, obtendrá un descuento del 10% del valor mensual del precio de MeetMail si el pago total anual del contrato se realiza de contado. Además, se obtienen dos meses de extensión del servicio MeetMail. Es decir, el servicio estará activo por catorce meses pero el precio será el de doce meses.

Pago en dos cuotas. El descuento será de un 6% si el pago del precio del contrato anual se realiza en dos cuotas. Cuarenta y cinco días adicionales de servicios adicionales, agregados al final del contrato es un beneficio adicional para esta modalidad de pago.

Pago en tres Cuotas. Si el pago del servicio anual contratado se efectúa en tres parcialidades, el descuento que se calculará es de un 2%. Un mes de servicios adicionales forma parte de esta modalidad de pago.

Facturación y pago mensual. Finalmente y siempre con el fin de favorecer a los colegiados de alguna forma, existirá un descuento del 1% sobre el valor del servicio, si el valor del contrato se paga en forma mensual durante la vigencia del mismo.

Descuentos y beneficios aplicables a esta modalidad de Contratación

PRIMERO. Pago de Contado. El precio recibe un 20% de descuento sobre precio de lista.

SEGUNDO. Pago en dos cuotas. Si el pago se realiza en dos cuotas, 50% de contado y 50% a 60 días, el cliente recibe un 10% de descuento del precio de lista.

TERCERO. Pago en tres cuotas. La primera de contado, la segunda a 60 días y la tercera a 90 días, permite acceder a un 5% de descuento sobre el precio de lista.

CUARTO. El Servicio de Soporte y Actualización Anual Garantizado se aplican sobre el precio con descuento.

Más información

CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS: ESTRATEGIA DE SEGURIDAD PARA ACCESO CON DISPOSITIVOS MÓVILES

MeetMail permite el acceso de usuarios que utilicen dispositivos móviles, pero solo a través de una pieza especializada de software denominada "Gateway para Dispositivos Móviles" que se instala en una zona especial de la red de la empresa. 

Esta área, "visible" desde Internet, es llamada técnicamente "Zona Desmilitarizada" (o DMZ, por su sigla en inglés). Con esta medida de control de acceso, se asegura que quienes se conecten a una aplicación que reside en la zona interna de la red de la compaña, lo hagan solo a través de un dispositivo de software especializado que atiende las peticiones provenientes del exterior y las satisface validando al usuario como tal y luego, adhiriendo a estrictas políticas de seguridad, accede en "representación" de dicho usuario al componente servidor de MeetMail, administrando así el tráfico entre ambos.

CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS: ALMACENAMIENTO DE DATOS

El almacenamiento de datos está encomendado a uno de los más eficientes y maduros servidores de Código Abierto de Base de Datos, – PostgreSQL –, porque importa, además, una reducción de costos para el cliente final. Sin embargo, y gracias nuevamente al diseño refinado utilizado por MeetMail , el motor de base de datos que en definitiva se utilizará, es aquel que el cliente solicite, sea esto porque posee acuerdos comerciales con algún proveedor específico, o porque ha realizado una definición tecnológica al respecto. (Consulte por "proyectos especiales")

CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS: ELASTICIDAD EN CAPACIDAD DE PROCESAMIENTO

En particular es necesario destacar que MeetMail utiliza componentes independientes que pueden ser instalados múltiples veces para aumentar la capacidad de procesamiento y adaptarse a grandes volúmenes de transacciones, sin sufrir detrimentos en los tiempos de respuesta. 

Esta técnica, denominada "balanceo de carga" es válida tanto para la aplicación que se encarga de la interacción visual con los usuarios, conocida como "Interfaz Gráfica", como para el "Componente Servidor" que atiende los pedidos de transacciones e interactúa con la Base de Datos. 

De este modo, empresas con miles de usuarios utilizarán un alto número de máquinas para asegurar un buen servicio. Por el contrario, compañías con menor carga, pueden incluso instalar MeetMail en un solo servidor que albergue todos los componentes. 

Esta última opción no es la mínima recomendada, pero sirve para graficar la versatilidad tecnológica del producto.

CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS: SOFTWARE DE CLASE MUNDIAL

Al momento de decidir la arquitectura de MeetMail se tuvo presente las exigencias de escalabilidad, estabilidad, seguridad informática y rendimiento exigido por las grandes Corporaciones. Esto implica que las empresas de menor tamaño se benefician de una solución de software elaborada con los más altos estándares de calidad de desarrollo de sistemas, al mismo tiempo que empresas multinacionales, con miles de usuarios, pueden obtienen un sistema de Clase Mundial.

Escrito en el lenguaje de programación más ampliamente usado y probado en el mundo, Java, y aplicando en su diseño, elaborados y complejos, pero ampliamente aceptados patrones de programación, MeetMail resulta ser un producto de software de aquellos que se clasifican orgullosamente de "Aplicaciones Empresariales de Alto Rango".

MeetMail en un Estudio de Abogados

Una visión centralizada y en línea...

Si algo nuevo se publica, entérese en forma instantánea pero perfectamente contextualizado. El Escritorio de MeetMail se actualiza en forma periódica y muestra solo lo que a Ud. compete.

... pero con el detalle que hace falta

Discusiones, Poderes, Denuncios, Presentaciones al Juzgado; así como Reuniones y Resumenes Ejecutivos están todos enlazados en el Espacio Temático de Trabajo respectivo.

Olvídese de esos complejos y costosos sistemas legales que han sido diseñados sin considerar la racionalidad y lógica intelectual de los abogados.

Cómo obtener lo mejor de MeetMail en un Estudio de Abogados

Con MeetMail es posible organizar distintas materias en compartimentos y asuntos separados para facilitar su comprensión o consulta. De este modo en un Estudio de Abogados cada causa, escritura o, en general, cualquier actuación, acumula información en un lugar único predefinido. Cuando se requiere acceder a ella puede hacerse muy fácilmente, puesto que la información está toda vinculada y correlacionada pero focalizada en el tema específico, siempre. La colaboración con los demás abogados en una causa, o con los asistentes está garantizada y resulta muy simple de efectuar. Cada uno de ellos sabrá que se requiere, de quién se debe obtener y para cuándo.

A continuación se ofrece un conjunto de recomendaciones para adaptar MeetMail a las necesidades de un Estudio de Abogados que se involucra en varias ramas de la abogacía:

NOTA: MeetMail puede ser entregado ya configurado en la forma que se describe a continuación por nuestra empresa.

PRIMERO. Cree nuevas categorías que resultan más apropiadas para la labor que se realiza dentro de un Estudio de Abogados.

• CAUSAS LABORALES
• CAUSAS CIVILES
• CAUSAS TRIBUTARIAS
• CAUSAS PENALES
• ESCRITURAS INMOBILIARIAS
• ESCRITURAS SOCIETARIAS
• ARCHIVO LEGAL o BIBLIOTECA LEGAL
  • Utilice cada Meet dentro de esta Categoría, para almacenar imágenes o documentos que sean transversales a las causas.
    • Recuerde asignar el grado de confidencialidad apropiado para restringir la capacidad de difundir el contenido a otros invitados. Ahora bien, si lo que busca es almacenar documentos de uso general, deje abierta la posibilidad de que otros inviten a otros a participar.
  • En esta Categoría se puede crear un Meet titulado Plantillas de uso común. (Escrituras, poderes, etc.) Cada mensaje es una plantilla. O cada documento almacenado es una plantilla si así lo desea, permitiendo que el mismo momento de bajar una plantilla se active el editor de textos que el estudio utiliza. Los formatos y estilos se mantienen, generando coherencia gráfica.
• CLIENTES
  • Es esta categoría puede almacenar en cada Meet la información de cada cliente. Desde los datos personales de un cliente, hasta la información legal de la compañía, tales como RUT, Domicilio Legal, Representante legal, Poderes otorgados (como imágenes). Si lo desea puede guardar las facturas que ha emitido y el pago de las mismas.

SEGUNDO. Desactive aquellas categorías estándar de MeetMail, tales como Proyectos y Programas si el Estudio no las usa realmente. Las Categorías desactivadas, pueden activarse nuevamente cuando se desee.

TERCERO. Reemplace el nombre de la categoría Manuales & Procedimientos por, a modo de ejemplo, Códigos, Leyes y Reglamentos.

• En esta categoría podría almacenar copias digitales de los cuerpos legales que se utilizan con mayor frecuencia en la actividad legal. Hay más de una forma de hacerlo:
  • Si se tiene el texto en un documento editable, cada Artículo del cuerpo legal puede ser incluido como un mensaje. Use Copiar y Pegar para trasladar el Articulado al Espacio Temático que representa el cuerpo legal.
  • Si un Artículo es derogado, márquelo como eliminado y registre que disposición legal lo derogó y cuando lo hizo. Recuerde que siempre puede consultar lo que había antes.
  • Si el Artículo cambia, edítelo y registre el cambio. Use los Mensajes Rápidos para agregar las notas que dan cuenta de los cambios.
  • El sistema ordena los mensajes en orden cronológico ascendente, por lo cual los Artículos finales se presentan como los primeros en la lista. Sin embargo es posible ordenarlos en forma inversa y el Código, Ley o Reglamento queda en el orden natural, por artículo ascendente
  • Si se tiene el documento en formato digital pero no editable, súbalo al Meet que ha creado para almacenar el cuerpo legal en formato, por ejemplo PDF. Cuando lo necesite, lo puede rescatar y leer su contenido.<7/i>

CUARTO. Instruya o acuerde con todos los abogados a utilizar un Espacio Temático de Trabajo -Meet- por cada causa que lleven adelante y asegúrese de que las personas que tienen la responsabilidad de controlar lo realizado, estén incluidos como participantes.

QUINTO. Recuerde que se puede usar la sección Resumen Ejecutivo de cada Meet para ofrecer estados de avance del proceso legal.

SEXTO. Cuando sostenga una reunión con su cliente, créela en el Meet que representa la causa que está llevando adelante. Durante la reunión, anote todo lo acordado para no olvidarlo. La información quedará en la causa correcta.

SEPTIMO. Cuando asista a Tribunales, usando su computador portátil y su acceso a Internet Móvil, ingrese a MeetMail y realice sus alegatos usando toda la información que posee respecto del juicio del cual se trate.

• Tome nota de todo y consérvelo para su posterior procesamiento.
• Si necesita información instantánea, sus pares en el Estudio pueden agregarla inmediatamente y quedará en línea.

OCTAVO. Creación de Escritos. MeetMail puede ser usado para crear paulatinamente los escritos que hagan falta. Creando un mensaje base, los demás abogados pueden enriquecerlo agregando mensajes rápidos o comentarios. Luego, el texto definitivo puede ser transferido a un editor de textos donde se aplican las reglas de formato que el estudio de abogados utiliza. Claramente, una vez notariado y/o protocolizado el documento, este puede ser escaneado y subido como imagen a MeetMail.