MeetMail en un Estudio de Abogados

Una visión centralizada y en línea...

Si algo nuevo se publica, entérese en forma instantánea pero perfectamente contextualizado. El Escritorio de MeetMail se actualiza en forma periódica y muestra solo lo que a Ud. compete.

... pero con el detalle que hace falta

Discusiones, Poderes, Denuncios, Presentaciones al Juzgado; así como Reuniones y Resumenes Ejecutivos están todos enlazados en el Espacio Temático de Trabajo respectivo.

Olvídese de esos complejos y costosos sistemas legales que han sido diseñados sin considerar la racionalidad y lógica intelectual de los abogados.

Cómo obtener lo mejor de MeetMail en un Estudio de Abogados

Con MeetMail es posible organizar distintas materias en compartimentos y asuntos separados para facilitar su comprensión o consulta. De este modo en un Estudio de Abogados cada causa, escritura o, en general, cualquier actuación, acumula información en un lugar único predefinido. Cuando se requiere acceder a ella puede hacerse muy fácilmente, puesto que la información está toda vinculada y correlacionada pero focalizada en el tema específico, siempre. La colaboración con los demás abogados en una causa, o con los asistentes está garantizada y resulta muy simple de efectuar. Cada uno de ellos sabrá que se requiere, de quién se debe obtener y para cuándo.

A continuación se ofrece un conjunto de recomendaciones para adaptar MeetMail a las necesidades de un Estudio de Abogados que se involucra en varias ramas de la abogacía:

NOTA: MeetMail puede ser entregado ya configurado en la forma que se describe a continuación por nuestra empresa.

PRIMERO. Cree nuevas categorías que resultan más apropiadas para la labor que se realiza dentro de un Estudio de Abogados.

• CAUSAS LABORALES
• CAUSAS CIVILES
• CAUSAS TRIBUTARIAS
• CAUSAS PENALES
• ESCRITURAS INMOBILIARIAS
• ESCRITURAS SOCIETARIAS
• ARCHIVO LEGAL o BIBLIOTECA LEGAL
  • Utilice cada Meet dentro de esta Categoría, para almacenar imágenes o documentos que sean transversales a las causas.
    • Recuerde asignar el grado de confidencialidad apropiado para restringir la capacidad de difundir el contenido a otros invitados. Ahora bien, si lo que busca es almacenar documentos de uso general, deje abierta la posibilidad de que otros inviten a otros a participar.
  • En esta Categoría se puede crear un Meet titulado Plantillas de uso común. (Escrituras, poderes, etc.) Cada mensaje es una plantilla. O cada documento almacenado es una plantilla si así lo desea, permitiendo que el mismo momento de bajar una plantilla se active el editor de textos que el estudio utiliza. Los formatos y estilos se mantienen, generando coherencia gráfica.
• CLIENTES
  • Es esta categoría puede almacenar en cada Meet la información de cada cliente. Desde los datos personales de un cliente, hasta la información legal de la compañía, tales como RUT, Domicilio Legal, Representante legal, Poderes otorgados (como imágenes). Si lo desea puede guardar las facturas que ha emitido y el pago de las mismas.

SEGUNDO. Desactive aquellas categorías estándar de MeetMail, tales como Proyectos y Programas si el Estudio no las usa realmente. Las Categorías desactivadas, pueden activarse nuevamente cuando se desee.

TERCERO. Reemplace el nombre de la categoría Manuales & Procedimientos por, a modo de ejemplo, Códigos, Leyes y Reglamentos.

• En esta categoría podría almacenar copias digitales de los cuerpos legales que se utilizan con mayor frecuencia en la actividad legal. Hay más de una forma de hacerlo:
  • Si se tiene el texto en un documento editable, cada Artículo del cuerpo legal puede ser incluido como un mensaje. Use Copiar y Pegar para trasladar el Articulado al Espacio Temático que representa el cuerpo legal.
  • Si un Artículo es derogado, márquelo como eliminado y registre que disposición legal lo derogó y cuando lo hizo. Recuerde que siempre puede consultar lo que había antes.
  • Si el Artículo cambia, edítelo y registre el cambio. Use los Mensajes Rápidos para agregar las notas que dan cuenta de los cambios.
  • El sistema ordena los mensajes en orden cronológico ascendente, por lo cual los Artículos finales se presentan como los primeros en la lista. Sin embargo es posible ordenarlos en forma inversa y el Código, Ley o Reglamento queda en el orden natural, por artículo ascendente
  • Si se tiene el documento en formato digital pero no editable, súbalo al Meet que ha creado para almacenar el cuerpo legal en formato, por ejemplo PDF. Cuando lo necesite, lo puede rescatar y leer su contenido.<7/i>

CUARTO. Instruya o acuerde con todos los abogados a utilizar un Espacio Temático de Trabajo -Meet- por cada causa que lleven adelante y asegúrese de que las personas que tienen la responsabilidad de controlar lo realizado, estén incluidos como participantes.

QUINTO. Recuerde que se puede usar la sección Resumen Ejecutivo de cada Meet para ofrecer estados de avance del proceso legal.

SEXTO. Cuando sostenga una reunión con su cliente, créela en el Meet que representa la causa que está llevando adelante. Durante la reunión, anote todo lo acordado para no olvidarlo. La información quedará en la causa correcta.

SEPTIMO. Cuando asista a Tribunales, usando su computador portátil y su acceso a Internet Móvil, ingrese a MeetMail y realice sus alegatos usando toda la información que posee respecto del juicio del cual se trate.

• Tome nota de todo y consérvelo para su posterior procesamiento.
• Si necesita información instantánea, sus pares en el Estudio pueden agregarla inmediatamente y quedará en línea.

OCTAVO. Creación de Escritos. MeetMail puede ser usado para crear paulatinamente los escritos que hagan falta. Creando un mensaje base, los demás abogados pueden enriquecerlo agregando mensajes rápidos o comentarios. Luego, el texto definitivo puede ser transferido a un editor de textos donde se aplican las reglas de formato que el estudio de abogados utiliza. Claramente, una vez notariado y/o protocolizado el documento, este puede ser escaneado y subido como imagen a MeetMail.