Aumente sus ingresos con MeetMail

Evaluación y Recomendación de Adopción de MeetMail

Evaluar una herramienta que ofrece aumentar la productividad y mejorar la eficiencia y por ende aumentar las ventas, es una tarea que toda empresa debe realizar. El producto evaluado en este informe promete lograr aumentos sustantivos del tiempo disponible de cada profesional mediante el expediente de ofrecer un canal de comunicaciones mucho más eficaz que el correo electrónico. 

Del estudio realizado se concluye que las eficiencias ganadas no sólo se circunscriben a las comunicaciones, sino que alcanzan otras áreas de gestión y administración imposibles de lograr mediante el uso del e-Mail.

La relación costo beneficio demuestra que la empresa recibe un gran valor por el precio pagado. El ratio alcanza hasta 17 veces el costo mensual considerando acceso para 25 usuarios. 

El estudio concluye con la recomendación de subscripción del servicio y una pronta adopción de MeetMail en la empresa con el fin de comenzar a obtener aumentos notorios en la calidad del trabajo de los profesionales y principalmente en la mayor disponibilidad de horas hombre para lograr incrementar la facturación.

Identificación de necesidades o problemas principales en nuestra empres en el ámbito de las Comunicaciones Escritas y la Colaboración Profesional Avanzada

En la columna izquierda de la Tabla siguiente,  se listan las necesidades o problemas más relevantes que enfrenta la empresa en el área de las comunicaciones escritas, la colaboración efectiva y administración documental. 

En la columna derecha, se presenta la solución que ofrece el producto en evaluación con indicación de los beneficios cualitativos que MeetMail aportaría a nuestra empresa.

Necesidad o Problema	Propuesta MeetMail
Mejorar sustancialmente el rendimiento y trabajo colaborativo en el entorno profesional corporativo eliminando la necesidad que cada persona clasifique y administre información recibida y/o producida para hacerla coherente y manejable.	Una herramienta con énfasis en la clasificación automática de las comunicaciones escritas y en el almacenamiento expedito de documentos, que evita que profesionales de alta gama consuman  costosas horas/hombre en tareas rutinarias de clasificación y organización de la información.
La clasificación y posterior búsqueda de información recibida o enviada vía correo electrónico es compleja, lenta y poco eficiente, ya que los mensajes acerca de un mismo asunto se confunden en una lista interminable de ellos.	Utilizar Espacios Temáticos de Trabajo en los cuales los temas o asuntos se presentan independientes unos de otros, identificados y clasificados desde su incepción. La clasificación de la información resulta implícita puesto que cada espacio de trabajo recibe sólo aportes relativos al tema que lo define.
Administración Documental. Archivos Físicos representan un desafío a la hora de ser catalogados, compartidos y vueltos a su lugar de almacenamiento.	Empresa sin papeles. Digitalizar documentos y cargarlos catalogados en repositorio(s) especializados de acceso controlado, debidamente enlazados con mensajes, documentos y otros temas.
Contar con la certeza que lo compartido con otros no se pierde de forma alguna. Además, que no sea posible alterar o eliminar lo previamente comunicado. Es común que correos se pierdan, se difundan parcialmente o se altere parte del contenido al ser comunicado a otros.	Auditoría de cambios que mantiene las versiones de los mensajes modificados por su autor, permitiendo a los demás participantes de un espacio temático, comprobar los ajustes en la redacción. Así también, los mensajes eliminados solo son marcados como tales y se muestran minimizados para no interferir con otros contenidos. Pueden ser consultados por los demás participantes.
Monitorear el avance de cada trabajo, proyecto o servicio para cumplir con lo prometido a nuestros clientes en la fecha correcta. Detectar desviaciones o corregir decisiones.	Creación y consulta de Resúmenes Ejecutivos periódicos asociados a cada esfuerzo facilitan la compresión del desarrollo de cada asunto, trabajo, proyecto o servicio.
Conocer la información en el instante en que  ésta se produce para apoyar el proceso de toma decisiones acertadas y asertivas o definir soluciones a tiempo.	Lista auto-actualizable de actividad en Espacios Temáticos de Trabajo que muestre a cada usuario lo nuevo ocurrido en cada asunto en los cuales está participando
Gestión de Aprobaciones Administrativas con respaldo seguro de la evidencia.	La capacidad de complementar un mensaje publicado en un Espacio Temático con mensajes rápidos que pueden constituirse en una aprobación explícita sumada a las funciones de auditoría que lleva el control de los cambios, asegura que MeetMail pueda ser utilizado como un Workflow básico donde todas las aprobaciones se pueden realizar desde un mismo entorno de trabajo.
Racionalización de las comunicaciones internas para evitar duplicaciones y desinformación.	Comunicación directa basada en temas únicos y de interés común, anula duplicidad y desinformación de cualquier tipo.
Resguardar la Confidencialidad de temas sensibles de la empresa. Correo electrónico permite que información sea divulgada sin control.	Permitir acceso a información confidencial sólo a ciertas personas y reducir significativamente la posibilidad  de compartir con otros la información recibida. Auditoría de transferencia de información está presente.
Necesidad de proveer un entorno para trabajo remoto de profesionales.	Producto permite a los usuarios conectarse vía Internet desde cualquier punto en el mundo.
Capacidad de realizar Peticiones sin perder la relación con el tema principal que las genera y verificar el cumplimiento de ellas. En forma equivalente, poder cumplir a tiempo con las solicitudes recibidas de terceros.	Las Peticiones son Espacios Temáticos especializados que contiene una fecha de vencimiento. Se crean para solicitar asistencia de una o más personas para la concreción de una tarea que se origina en un Espacio Temático cualquiera. Las Peticiones viven en una Categoría del mismo nombre para efectos de monitorear el cumplimiento de ellas.
Obtener ventaja de la capacidad de transporte de datos que ofrece el correo electrónico pero sin tener la obligación de utilizarlo como herramienta principal de Comunicaciones de la empresa. Evitar el envío de respuestas no apropiadas o copias de mensajes que no deben ser vistos por el cliente.	Acceso a correo electrónico, integrado con la solución de Comunicaciones Corporativas, para consumir o enviar material que es intercambiado con los clientes, pero que debe ser procesado y refinado en conjunto con otros colaboradores en Espacios Temáticos, antes de su difusión final. Auditoría de envío de correos informa lo que fue despachado al cliente.
Comunicaciones rápidas, breves e informales.	Sistema de mensajería básico que permite interactuar con cualquier persona dentro de la empresa.
Permitir que las personas expresen sus necesidades de índole social (saludos, festejos, eventos, etc.) sin que éstas interfieran con el objetivo principal del negocio.	Una adaptación -con una visión gerencial que minimiza el impacto en la productividad-, del concepto de Redes Sociales Corporativas que permita a las personas de la empresa interactuar sobre temas de índole social, sin interferir con el negocio.
Un repositorio con capacidades de Catalogación y Administración de Documentos  para almacenar Manuales, Procedimientos, Plantillas, Descripciones de Cargo, Cursos de Inducción, Reglamentos Internos, Material de Capacitación, Documentación ISO, Copias de Licencias, Patentes, Permisos, Poderes, etc. que elimina la necesidad de adquirir y usar otro sistema de manejo documental	Usando las Categorías estándar o las definidas por la empresa, todo el material disperso en muchos lugares distintos resulta almacenado en espacios temáticos específicos identificables. Aquella información que debe ser sólo de consulta para muchos y editable sólo para algunos es fácilmente configurable en esa modalidad. La catalogación de los documentos y contenidos es simple y muy eficiente, porque utiliza el mismo modelo de Espacios Temáticos.
Co-elaboración de documentos manteniendo versiones anteriores de los mismos.	Documentos subidos a la plataforma MeetMail pueden ser bajados y editados por cualquier participante de un Espacio Temático. Las versiones antiguas se mantienen sin cambio y pueden ser invalidadas para simplificar el uso de una u otra versión.
Búsqueda avanzada de información y documentos.	Todo el material publicado es indexado para responder con rapidez a las necesidades de búsqueda. El resultado no es una lista de mensajes sueltos, sino una de espacios temáticos, cada uno conteniendo todo lo recolectado respecto del asunto tratado en cada uno de ellos.

Análisis de Costos

a.      Costos Directos – Precio del servicio

La siguiente  tabla contiene la lista de precios del servicio de suscripción mensual 

De la revisión de la lista de precios del servicio, puede colegirse que el valor por usuario varía entre $2.592 y $1.764 mensuales, que se compensan notoriamente con la ganancia en horas/hombre que produce el producto: hasta un 37% del tiempo diario de una persona. Esta aseveración se valida en los párrafos siguientes.

b.     Ahorros directos – Aumento de horas disponible

Para calcular ahorros y con fines de esta evaluación solamente, se asume que el promedio de remuneraciones de nuestra empresa es de $500.000 por persona, y que sólo se recuperaría un 10% del tiempo diario –no el 37% que promete MeetMail. En base a estos antecedentes, el tiempo recuperado en una empresa que consta de 25 profesionales se puede valorizar en la suma de $1.250.000 mensuales ([1]). Visto de otro modo, se puede calcular que existirán 450 horas adicionales mensuales que pueden destinarse a labores productivas. Si estas 450 horas se valorizan a precio de facturación, resulta claro que la empresa obtiene cifras que aumentan el resultado del balance general.

Existe un estudio en internet (https://hbr.org/2013/04/email-is-not-free) que concluye que cada correo electrónico consume hasta 95 centavos de dólar del costo laboral de cada individuo y que el promedio de correos procesados por un profesional es de 160 diarios. Ajustando esas cifras a un tercio para ser conservadores y manteniendo los mismos supuestos anteriores, el ahorro indirecto causado por la supresión del uso del correo electrónico y reemplazarlo por MeetMail sería de $620 * 0,32 * 25 * 53 = $262.880 diarios. Al mes es una cifra en millones de pesos: $5.781.600.

Adicionalmente, existe una calculadora en línea www.profjackson.com/email_cost_calculator.html que permite determinar cuánto dinero cuesta a una compañía el uso del correo electrónico. Está pensada para demostrar que es factible realizar mejoras en el uso del correo electrónico para lograr beneficios cuantificables, pero sirve para validar lo expuesto más arriba. El ahorro mensual al cual se llega usando los mismos valores supuestos, es de $1.883.305 mensuales.

A mayor abundamiento, existe otra herramienta que ayuda a evaluar el uso e impacto del correo en las empresas: http://www.mesmo.co.uk/assess-yourself/calculator/

En resumen, sea cual sea el método que se utilice para cuantificar el tiempo que se invierte en procesar correos electrónicos, la conclusión es que es mucho dinero malgastado que puede recuperarse para aumentar la facturación.

c.      Ahorros indirectos

Los ahorros indirectos dicen relación con el ahorro en la compra de software adicional. MeetMail integra capacidades que están dispersas en varios productos que las empresas requieren. A modo de ejemplo, se mencionan algunos de ellos:

-         Software CRM. Si las necesidades de la empresa en cuanto a la administración de clientes es básica, es decir, una base de datos de clientes conteniendo información legal y de contacto, registro de interacciones regulares y otros datos o documentos del cliente, MeetMail puede manejarlo y evita la compra de un software especializado.

-         Repositorio de imágenes y documentos. Como se ha mencionado antes, MeetMail contiene capacidades de almacenamiento de imágenes y documentos en forma integrada, facilita la catalogación y clasificación de los mismos. La integración con las conversaciones e información conexa mejora significativamente las ofertas que los sistemas de almacenamiento tradicionales ofrecen.

-         Registro de incidentes. Toda empresa, incluso aquellas con bajo nivel de integración informática, requieren de un medio para que los usuarios reporten incidentes relacionados con los sistemas utilizados.  Así también, toda empresa  requiere que los eventos negativos, de cualquier índole, que impacten el curso del negocio, sean conocidos y escalados apropiadamente al nivel que corresponda. MeetMail elimina la necesidad de adquirir un sistema con la funcionalidad descrita produciendo un ahorro indirecto. Adicionalmente, el conocimiento oportuno y al nivel correcto de todo incidente negativo contribuye a evitar complicaciones mayores o eliminar potenciales pérdidas.

-         Workflow de aprobación Simplificado. Considerando la  seguridad y capacidades de auditoría que posee MeetMail, es posible utilizarlo como una herramienta simple de aprobación secuencial.

-         Blogs en la Intranet. Cada persona puede publicar su blog personal e invitar a toda la compañía o a un grupo determinado a ser “observadores” del blog.

-         Portal de Intranet. Si la empresa no posee Intranet, MeetMail se constituye en ella muy fácilmente. Las noticias, instrucciones, avisos, comunicaciones masivas o grupales pueden fácilmente realizarse en MeetMail. No se requiere inversión en software ni hardware adicional.

La suma de los precios de todos estos productos que resultan reemplazados por MeetMail es variable porque depende de la sofisticación requerida por la empresa, pero oscila entre centenas de miles hasta millones de pesos.

Conclusiones y Recomendación Final

Teniendo presente todo lo descrito en los acápites anteriores y en especial en el estudio costo/beneficios realizado en el punto 2 de este informe, se concluye que la adopción de MeetMail como herramienta unificada de comunicaciones de la empresa, representa un salto cualitativo en la eficacia y productividad de la firma que puede ser cuantificado en millones de pesos, aún para empresas con bajo número de usuarios.

Es innegable que la adopción del producto requiere de un cambio de la cultura del correo electrónico, fuertemente enraizada en la empresa, pero la facilidad de uso del nuevo producto permite que se comience con un uso básico simple y efectivo y progresivamente avanzar hacia el uso del vasto número de funcionalidades que la herramienta ofrece en beneficio de la compañía.

Por lo anterior, se recomienda encarecidamente adquirir y adoptar el producto en el más breve plazo, ya que los beneficios comienzan a hacerse notar desde el primer día. La misma herramienta permite promocionar su uso interno a través de comunicados provenientes de la Alta Dirección que lleguen efectivamente a todos los integrantes de la empresa.

 

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[1] La cifra se obtiene como sigue: $500.000 * 0,10 * 25 = $1.250.000

Redes Sociales Corporativas: La deuda Pendiente

¿Qué características debe ofrecer una Red Social para que la Dirección decida adoptarla y se transforme en Corporativa?

Cada vez es más difícil afirmar que las herramientas de colaboración social no ayudan con la productividad de la oficina.

La generación actual de gerentes y administradores no existía en la era pre-Internet, y para ellos no utilizar herramientas sociales para colaborar les parece contra‑intuitivo. Es como decirle a alguien de la edad de hierro que siga utilizando el bronce, simplemente porque  es “a lo que están acostumbrados", a pesar del hecho de que el hierro es muy superior en fuerza.

Sorprendentemente, la mayoría de personas todavía dependen de correo electrónico como método primario para comunicarse, colaborar y compartir. Algunas aplicaciones tienen como objetivo mejorar el uso de correo electrónico, pero en realidad no son eficaces a menos que Ud. reciba menos de 10 correos electrónicos al día. Tratar de contestar o eliminar el buzón de correo electrónico se ha convertido en un cierto tipo de humor negro en la oficina,   “Así que estás tratando? Ja!”

El correo electrónico no es la herramienta de trabajo fabuloso que fue en la década de 1990. Actualmente todo el mundo puede enviarle un correo electrónico, lo quiera Ud. o no. Lamentablemente será Ud. quién debe invertir tiempo valioso en procesarlos todos, incluidos aquellos que no desearía recibir jamás. En su mayor parte, el correo electrónico es nuestro “vertedero” de comunicaciones. Y no es suficiente.

Harvard Business Review estimó en 2012 que los trabajadores que dependen de las interacciones, pueden esperar un aumento del 20-25% en la productividad si utilizan herramientas de colaboración. La colaboración social en general no solo acelera muchas de las pequeñas cosas que nos frena en el lugar de trabajo, tales como obtener el permiso para seguir adelante con una tarea y haciendo preguntas rápidas (y tener las respuestas guardadas para su posterior consulta), sino que también proporciona una visión en tiempo real de la actividad de la empresa en su conjunto, lo que teóricamente permitiría a la gente visualizar toda la empresa, no solamente lo que está dentro de sus capacidades sensoriales primarias. Sin embargo, si la empresa es grande, intentar que todos sepan todo lo que ocurre en cada momento es impracticable e inmanejable.

Lo que hace falta en realidad, es una herramienta con características similares a las redes sociales, pero con capacidad de aislar las interacciones de modo tal que las personas puedan realmente enfocarse en su área de influencia o responsabilidad.  Esto no es óbice para que cada uno dentro de una organización pueda participar colectiva y activamente de un asunto que les compete a todos. Sin embargo, estas ocasiones son excepcionales y no justifican el uso de una red social corporativa. Al menos, de aquellas que simplemente intentan trasladar hacia el interior de las empresas las redes sociales abiertas, sin reconocer que dentro de una Organización  las comunicaciones son más complejas y necesitan de elementos especiales tales como confidencialidad, formalidad, capacidad probatoria y control, entre otros.

Las verdaderas Redes Sociales Corporativas, vistas como herramientas para aumentar la productividad por su capacidad de facilitar la colaboración, desplazando al correo electrónico de esta función fundamental, requieren de un diseño especial que tengan en cuenta las necesidades de gestión de la Dirección y al mismo tiempo permita que las personas colaboren e interactúen entre sí,  pero siguiendo los objetivos que la Organización persigue.

Por otro lado, permitir que los empleados interactúen libremente en otras áreas de su interés, pero sin perturbar la actividad productiva, es claramente una característica esperada de una Red Social Corporativa que realmente entiende cómo funcionan las empresas. 

Las redes sociales públicas son exitosas porque permiten a las personas salir del anonimato y presentarse al mundo y compartir sus experiencias. Algunas triviales, otras más serias y profundas.  Sin embargo, es un error creer que basta con introducir una de aquellas Redes Sociales en una empresa (llamándola Corporativa) para que todos comiencen a “compartir” y colaborar como lo hacen con sus experiencias personales en las redes sociales abiertas.

Definitivamente no funcionará. Se requiere de una adaptación que satisfaga principalmente las necesidades de la empresa y en especial de los objetivos que traza la Alta Dirección.

Por otro lado, la integración de una red corporativa con las redes sociales públicas representa un dilema para las empresas. Actualmente toda empresa aspira a ser parte de la comunidad en la que está inserta, entonces, que mejor que utilizar las redes sociales públicas para lograrlo!

El peligro que esta integración conlleva es que aún empresas con estándares de calidad muy altos, enfrentarán quejas públicas de clientes molestos por defectos en sus productos o servicios. Manejar eficientemente tales quejas sin dañar la imagen de la empresa es un asunto muy delicado que nadie quiere “ventilar” en frente de miles de observadores. En otras palabras, si bien pareciera provechoso para las empresas interactuar activamente en las redes sociales públicas con el objetivo de estar cerca de sus clientes, se genera un detrimento de la capacidad de negociación de la empresa. Cada reclamo, justificado o no, se transforma en un juicio público que la empresa tiene pocas posibilidades de ganar. El “cliente siempre tiene la razón” adquiere una fuerza imposible de combatir dado el escrutinio público subyacente en cada disputa con un cliente.

Desde el punto de vista de las dependencias con los proveedores de una empresa, las redes sociales públicas como las conocemos, tampoco son adecuadas para llevar adelante negocios con ellos. El principal escollo es la pérdida de capacidades de regateo y una potencial interminable guerra de precios que entraba el cierre de las operaciones comerciales.

Por todo lo anterior, abrirse a las redes sociales completamente no es algo que una empresa quiera hacer de verdad.

Sin embargo, si la Red Corporativa facilita la interacción con clientes o proveedores abriendo canales expeditos para interactuar efectivamente con ellos pero en un ambiente controlado y aislado, que además impida que las deliberaciones internas relativas al asunto, se mezclen con las comunicaciones externas, se estaría en presencia de una solución que las empresas adoptarían gustosamente.

MeetMail es un híbrido de última generación en el sentido de que toma lo mejor de las redes sociales y el correo electrónico, pero con un fuerte reconocimiento de las responsabilidades que trae aparejado el adjetivo “Corporativo” en una Red Social que aspira ingresar en el mundo empresarial para coadyuvar al crecimiento de las Organizaciones y mejorar la calidad de vida de las personas que las conforman y las definen.

Uno de los slogan de MeetMail reza “Diseñada por gerentes para Gerentes pero pensando en la gente”, que significa que la herramienta satisface plenamente las necesidades de gestión, colaboración e interacción, superando largamente al correo electrónico, pero el concepto de Red Social está claramente presente. Lo Corporativo prevalece, lo que la transforma en la opción de excelencia para toda empresa que desea mejorar su competitividad adoptando una Red de Colaboración Corporativa con énfasis en la gestión, pero facilitando la interacción social tan necesaria para la buena salud individual y empresarial.

¿Su empresa todavía usa el correo electrónico como "herramienta de comunicación"?