Evaluar una herramienta que ofrece aumentar la
productividad y mejorar la eficiencia y por ende aumentar las ventas, es una
tarea que toda empresa debe realizar. El producto evaluado en este informe
promete lograr aumentos sustantivos del tiempo disponible de cada profesional
mediante el expediente de ofrecer un canal de comunicaciones mucho más eficaz
que el correo electrónico.
Del estudio realizado se concluye que las
eficiencias ganadas no sólo se circunscriben a las comunicaciones, sino que
alcanzan otras áreas de gestión y administración imposibles de lograr mediante
el uso del e-Mail.
La relación costo beneficio demuestra que la
empresa recibe un gran valor por el precio pagado. El ratio alcanza hasta 17
veces el costo mensual considerando acceso para 25 usuarios.
El estudio concluye con la recomendación de
subscripción del servicio y una pronta adopción de MeetMail en la empresa con
el fin de comenzar a obtener aumentos notorios en la calidad del trabajo de los
profesionales y principalmente en la mayor disponibilidad de horas hombre para
lograr incrementar la facturación.
Identificación de necesidades o problemas principales en nuestra empres en el ámbito de las Comunicaciones Escritas y la Colaboración Profesional Avanzada
En la columna izquierda de la Tabla
siguiente, se listan las necesidades o
problemas más relevantes que enfrenta la empresa en el área de las
comunicaciones escritas, la colaboración efectiva y administración documental.
En la columna derecha, se presenta la solución
que ofrece el producto en evaluación con indicación de los beneficios
cualitativos que MeetMail aportaría a nuestra empresa.
Necesidad
o Problema
|
Propuesta MeetMail
|
Mejorar sustancialmente
el rendimiento y trabajo colaborativo en el entorno profesional corporativo
eliminando la necesidad que cada persona clasifique y administre información
recibida y/o producida para hacerla coherente y manejable.
|
Una herramienta con énfasis en la clasificación automática de las
comunicaciones escritas y en el almacenamiento expedito de documentos, que
evita que profesionales de alta gama consuman costosas horas/hombre en
tareas rutinarias de clasificación y organización de la información.
|
La clasificación y posterior búsqueda de información recibida o
enviada vía correo electrónico es compleja, lenta y poco eficiente, ya que
los mensajes acerca de un mismo asunto se confunden en una lista interminable
de ellos.
|
Utilizar Espacios Temáticos de Trabajo en los cuales los temas o
asuntos se presentan independientes unos de otros, identificados y
clasificados desde su incepción. La clasificación de la información resulta
implícita puesto que cada espacio de trabajo recibe sólo aportes relativos al
tema que lo define.
|
Administración Documental. Archivos Físicos representan un desafío a
la hora de ser catalogados, compartidos y vueltos a su lugar de
almacenamiento.
|
Empresa sin papeles. Digitalizar documentos y cargarlos catalogados en
repositorio(s) especializados de acceso controlado, debidamente enlazados con
mensajes, documentos y otros temas.
|
Contar con la certeza que
lo compartido con otros no se pierde de forma alguna. Además, que no sea
posible alterar o eliminar lo previamente comunicado. Es común que correos se
pierdan, se difundan parcialmente o se altere parte del contenido al ser comunicado
a otros.
|
Auditoría de cambios que
mantiene las versiones de los mensajes modificados por su autor, permitiendo
a los demás participantes de un espacio temático, comprobar los ajustes en la
redacción. Así también, los mensajes eliminados solo son marcados como tales
y se muestran minimizados para no interferir con otros contenidos. Pueden ser
consultados por los demás participantes.
|
Monitorear el avance de cada trabajo, proyecto o servicio para cumplir
con lo prometido a nuestros clientes en la fecha correcta. Detectar
desviaciones o corregir decisiones.
|
Creación y consulta de Resúmenes Ejecutivos periódicos asociados a
cada esfuerzo facilitan la compresión del desarrollo de cada asunto, trabajo,
proyecto o servicio.
|
Conocer la información en el instante en que ésta se produce para apoyar el proceso de
toma decisiones acertadas y asertivas o definir soluciones a tiempo.
|
Lista auto-actualizable de actividad en Espacios Temáticos de Trabajo
que muestre a cada usuario lo nuevo ocurrido en cada asunto en los cuales
está participando
|
Gestión de Aprobaciones
Administrativas con respaldo seguro de la evidencia.
|
La capacidad de
complementar un mensaje publicado en un Espacio Temático con mensajes rápidos
que pueden constituirse en una aprobación explícita sumada a las funciones de
auditoría que lleva el control de los cambios, asegura que MeetMail pueda ser
utilizado como un Workflow básico donde todas las aprobaciones se pueden
realizar desde un mismo entorno de trabajo.
|
Racionalización de las comunicaciones internas para evitar
duplicaciones y desinformación.
|
Comunicación directa basada en temas únicos y de interés común, anula
duplicidad y desinformación de cualquier tipo.
|
Resguardar la Confidencialidad de temas sensibles de la empresa.
Correo electrónico permite que información sea divulgada sin control.
|
Permitir acceso a información confidencial sólo a ciertas personas y
reducir significativamente la posibilidad
de compartir con otros la información recibida. Auditoría de
transferencia de información está presente.
|
Necesidad de proveer un entorno para trabajo remoto de profesionales.
|
Producto permite a los usuarios conectarse vía Internet desde
cualquier punto en el mundo.
|
Capacidad de realizar Peticiones
sin perder la relación con el tema principal que las genera y verificar el
cumplimiento de ellas. En forma equivalente, poder cumplir a tiempo con las
solicitudes recibidas de terceros.
|
Las Peticiones son Espacios Temáticos especializados que contiene una
fecha de vencimiento. Se crean para solicitar asistencia de una o más
personas para la concreción de una tarea que se origina en un Espacio
Temático cualquiera. Las Peticiones viven en una Categoría del mismo nombre
para efectos de monitorear el cumplimiento de ellas.
|
Obtener ventaja de la capacidad de transporte de datos que ofrece el
correo electrónico pero sin tener la obligación de utilizarlo como
herramienta principal de Comunicaciones de la empresa. Evitar el envío de
respuestas no apropiadas o copias de mensajes que no deben ser vistos por el
cliente.
|
Acceso a correo electrónico, integrado con la solución de
Comunicaciones Corporativas, para consumir o enviar material que es
intercambiado con los clientes, pero que debe ser procesado y refinado en
conjunto con otros colaboradores en Espacios Temáticos, antes de su difusión
final. Auditoría de envío de correos informa lo que fue despachado al
cliente.
|
Comunicaciones rápidas, breves e informales.
|
Sistema de mensajería básico que permite interactuar con cualquier
persona dentro de la empresa.
|
Permitir que las personas expresen sus necesidades de índole social
(saludos, festejos, eventos, etc.) sin que éstas interfieran con el objetivo
principal del negocio.
|
Una adaptación -con una visión gerencial que minimiza el impacto en la productividad-,
del concepto de Redes Sociales Corporativas que permita a las personas de la
empresa interactuar sobre temas de índole social, sin interferir con el
negocio.
|
Un repositorio con capacidades de Catalogación y Administración de
Documentos para almacenar Manuales, Procedimientos, Plantillas,
Descripciones de Cargo, Cursos de Inducción, Reglamentos Internos, Material
de Capacitación, Documentación ISO, Copias de Licencias, Patentes, Permisos,
Poderes, etc. que elimina la necesidad de adquirir y usar otro
sistema de manejo documental
|
Usando las Categorías
estándar o las definidas por la empresa, todo el material disperso en muchos
lugares distintos resulta almacenado en espacios temáticos específicos
identificables. Aquella información que debe ser sólo de consulta para muchos
y editable sólo para algunos es fácilmente configurable en esa modalidad. La
catalogación de los documentos y contenidos es simple y muy eficiente, porque
utiliza el mismo modelo de Espacios Temáticos.
|
Co-elaboración de
documentos manteniendo versiones anteriores de los mismos.
|
Documentos subidos a la
plataforma MeetMail pueden ser bajados y editados por cualquier participante
de un Espacio Temático. Las versiones antiguas se mantienen sin cambio y
pueden ser invalidadas para simplificar el uso de una u otra versión.
|
Búsqueda avanzada de
información y documentos.
|
Todo el material
publicado es indexado para responder con rapidez a las necesidades de
búsqueda. El resultado no es una lista de mensajes sueltos, sino una de
espacios temáticos, cada uno conteniendo todo lo recolectado respecto del
asunto tratado en cada uno de ellos.
|
Análisis de Costos
a. Costos Directos – Precio del
servicio
La siguiente tabla contiene la lista de precios del
servicio de suscripción mensual
De la revisión de la lista de precios del
servicio, puede colegirse que el valor por usuario varía entre $2.592 y $1.764
mensuales, que se compensan notoriamente con la ganancia en horas/hombre que
produce el producto: hasta un 37% del tiempo diario de una persona. Esta
aseveración se valida en los párrafos siguientes.
b. Ahorros directos – Aumento de horas
disponible
Para calcular ahorros y con fines de esta
evaluación solamente, se asume que el promedio de remuneraciones de nuestra
empresa es de $500.000 por persona, y que sólo se recuperaría un 10% del tiempo
diario –no el 37% que promete MeetMail.
En base a estos antecedentes, el tiempo recuperado en una empresa que consta de
25 profesionales se puede valorizar en la suma de $1.250.000 mensuales ([1]).
Visto de otro modo, se puede calcular que existirán 450 horas adicionales
mensuales que pueden destinarse a labores productivas. Si estas 450 horas se
valorizan a precio de facturación, resulta claro que la empresa obtiene cifras
que aumentan el resultado del balance general.
Existe un estudio en internet (https://hbr.org/2013/04/email-is-not-free) que concluye que cada correo electrónico consume hasta
95 centavos de dólar del costo laboral de cada individuo y que el promedio
de correos procesados por un profesional es de 160 diarios. Ajustando esas
cifras a un tercio para ser conservadores y manteniendo los mismos supuestos
anteriores, el ahorro indirecto causado por la supresión del uso del correo
electrónico y reemplazarlo por MeetMail sería de $620 * 0,32 * 25 * 53 = $262.880 diarios. Al mes es una cifra
en millones de pesos: $5.781.600.
Adicionalmente, existe una calculadora en línea
www.profjackson.com/email_cost_calculator.html que permite determinar cuánto
dinero cuesta a una compañía el uso del correo electrónico. Está pensada para
demostrar que es factible realizar mejoras en el uso del correo electrónico
para lograr beneficios cuantificables, pero sirve para validar lo expuesto más
arriba. El ahorro mensual al cual se llega usando los mismos valores supuestos,
es de $1.883.305 mensuales.
A mayor abundamiento, existe otra herramienta
que ayuda a evaluar el uso e impacto del correo en las empresas: http://www.mesmo.co.uk/assess-yourself/calculator/
En resumen, sea cual sea el método que se
utilice para cuantificar el tiempo que se invierte en procesar correos
electrónicos, la conclusión es que es mucho dinero malgastado que puede
recuperarse para aumentar la facturación.
c. Ahorros indirectos
Los ahorros indirectos dicen relación con el
ahorro en la compra de software adicional. MeetMail integra capacidades que
están dispersas en varios productos que las empresas requieren. A modo de
ejemplo, se mencionan algunos de ellos:
-
Software CRM. Si las necesidades de la empresa en
cuanto a la administración de clientes es básica, es decir, una base de datos
de clientes conteniendo información legal y de contacto, registro de
interacciones regulares y otros datos o documentos del cliente, MeetMail puede
manejarlo y evita la compra de un software especializado.
-
Repositorio de imágenes y
documentos. Como se
ha mencionado antes, MeetMail contiene capacidades de almacenamiento de
imágenes y documentos en forma integrada, facilita la catalogación y
clasificación de los mismos. La integración con las conversaciones e
información conexa mejora significativamente las ofertas que los sistemas de
almacenamiento tradicionales ofrecen.
-
Registro de incidentes. Toda empresa, incluso aquellas con
bajo nivel de integración informática, requieren de un medio para que los
usuarios reporten incidentes relacionados con los sistemas utilizados. Así también, toda empresa requiere que los eventos negativos, de cualquier
índole, que impacten el curso del negocio, sean conocidos y escalados
apropiadamente al nivel que corresponda. MeetMail elimina la necesidad de
adquirir un sistema con la funcionalidad descrita produciendo un ahorro
indirecto. Adicionalmente, el conocimiento oportuno y al nivel correcto de todo
incidente negativo contribuye a evitar complicaciones mayores o eliminar
potenciales pérdidas.
-
Workflow de aprobación Simplificado. Considerando la seguridad y capacidades de auditoría que
posee MeetMail, es posible utilizarlo como una herramienta simple de aprobación
secuencial.
-
Blogs en la Intranet. Cada persona puede publicar su
blog personal e invitar a toda la compañía o a un grupo determinado a ser
“observadores” del blog.
-
Portal de Intranet. Si la empresa no posee Intranet,
MeetMail se constituye en ella muy fácilmente. Las noticias, instrucciones,
avisos, comunicaciones masivas o grupales pueden fácilmente realizarse en
MeetMail. No se requiere inversión en software ni hardware adicional.
La suma de los precios de todos estos productos
que resultan reemplazados por MeetMail es variable porque depende de la
sofisticación requerida por la empresa, pero oscila entre centenas de miles
hasta millones de pesos.
Conclusiones y Recomendación Final
Teniendo presente todo lo descrito en los
acápites anteriores y en especial en el estudio costo/beneficios realizado en
el punto 2 de este informe, se concluye que la adopción de MeetMail como
herramienta unificada de comunicaciones de la empresa, representa un salto
cualitativo en la eficacia y productividad de la firma que puede ser cuantificado
en millones de pesos, aún para empresas con bajo número de usuarios.
Es innegable que la adopción del producto
requiere de un cambio de la cultura del correo electrónico, fuertemente
enraizada en la empresa, pero la facilidad de uso del nuevo producto permite
que se comience con un uso básico simple y efectivo y progresivamente avanzar
hacia el uso del vasto número de funcionalidades que la herramienta ofrece en
beneficio de la compañía.
Por lo anterior, se recomienda encarecidamente
adquirir y adoptar el producto en el más breve plazo, ya que los beneficios
comienzan a hacerse notar desde el primer día. La misma herramienta permite
promocionar su uso interno a través de comunicados provenientes de la Alta
Dirección que lleguen efectivamente a todos los integrantes de la empresa.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario