SAN FRANCISCO (AP) — Dustin Moskovitz está tramando un mundo sin correo electrónico.
El empresario de 30 años de edad ha aprendido mucho sobre comunicaciones desde que se asoció con su compañero de universidad Mark Zuckerberg para crear Facebook hace una década, y ese conocimiento está alimentando un intento audaz de cambiar la manera en que la gente se conecta en el trabajo, donde el incesante ingreso de correos electrónicos se ha convertido en una molestia intolerable.
Moskovitz está tratando de convertir ese dolor de cabeza crónico en un replanteamiento con Asana, una compañía de reciente creación con sede en San Francisco que maneja junto con Justin Rosenstein, ex gerente de producto de Facebook y Google.
Asana ofrece un programa de cómputo que combina los elementos de una libreta de notas comunal, de red social, aplicación de mensajería instantánea y un calendario en línea para permitir a equipos de empleados compartir información y realizar la mayor parte de su trabajo sin depender del correo electrónico.
“Estamos tratando de desaparecer todo el trabajo asfixiante que surge con el correo electrónico”, dijo Rosenstein mientras Moskovitz asentía con la cabeza frente a él en una ex cervecería que funciona ahora como oficina general de Asana. “Esto surgió de un dolor profundo que estábamos sufriendo Dustin y yo, junto con casi todos a nuestro alrededor”.
La desdicha sigue creciendo en el mundo corporativo, el cual sigue siendo un bastión del correo electrónico. Este año, cada trabajador que utiliza una cuenta empresarial de email enviará y recibirá un promedio diario de 121 mensajes de correo electrónico, lo que representa un aumento de 15% respecto al promedio de 105 correos diarios en 2011, según The Radicati Group, el cual rastrea el uso de email.
En contraste, los consumidores han estado abandonando los buzones electrónicos y utilizando cada vez más alternativas digitales como Facebook, Twitter y mensajería móvil.
Más correos electrónicos se traduce en menos productividad, ya que los trabajadores dedican más tiempo a limpiar sus buzones y descifrar intercambios complejos entre un revoltijo de colegas y supervisores dispersos en varias oficinas, o en ocasiones simplemente a un cubículo de distancia. Para empeorar el asunto, parte importante de información empresarial se encuentra con frecuencia encerrada en el buzón de un trabajador en lugar de estar en un banco de datos que pueda ser consultado por cualquier persona que trabaje en el mismo proyecto.
Si las compañías establecen canales de comunicación que funcionen más como redes sociales, la cantidad de tiempo que los trabajadores podrían dedicar a otras cosas se incrementaría en cerca de 8% cada semana, según cálculos de un estudio del McKinsey Global Institute.
Fuente: Pulso
¿Y cómo resuelve MeetMail el problema?
La gran complejidad del correo electrónico está dada por la nula coherencia entre mensajes. Esto obliga a cada persona a definir un método de organización para agruparlos de algún modo. Nunca muy eficaz.
Lo que MeetMail propone es una innovación. Es decir, es un cambio, no necesariamente algo totalmente nuevo, pero que constituye una variación en cómo se hacen las cosas produciendo ventajas o beneficios.
Como descubrió Scott Berkun en Wordpress.com, la solución se puede resumir en una frase muy usada uando se desea expresar con un ejemplo el concepto de orden u organización: “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. En su experiencia, Berkun descubre que el uso de Blogs permite acumular la información referida a un tema, haciendo más fácil entender el contexto de la conversación o trabajo colaborativo. Menciona como características relevante la libertad de las personas para escoger donde
participar.
Lo malo de ese modelo es precisamente la libertad de escoger. La confidencialidad es un aspecto de las comunicaciones muy relevante a tener presente. Otro elemento que lo hace imperfecto, es que un blog no provee de capacidades para almacenar otra información que no sea conversación. Por lo tanto los documentos, que siempre forman parte de un trabajo en común requieren de un espacio adicional complementario para almacenarlos.
MeetMail resolvió esos inconvenientes creando el concepto de Espacios Temáticos de Trabajo. Contenedores virtuales que poseen capacidades que superan largamente los blogs. Fueron pensados para cumplir el objetivo de acumular información, pero van unos
cuantos pasos más allá. No se limitan sólo al intercambio de mensajes acerca de un tema específico, sino que proveen capacidades de almacenamiento de documentos, resúmenes ejecutivos, reuniones y sus actas, enlaces y lista de participantes que posee capacidades de administración directa o delegada. De ese modo, se cumple con la idea fundamental de contener todo lo relativo a un asunto en un solo lugar pero se preserva la confidencialidad.
Si con el fin de facilitar aún más la clasificación de información agregamos un elemento adicional y le llamamos Categorías de Espacios Temáticos de Trabajo y exigimos que ellas sean sustantivos, es decir, representan cosas o conceptos, se obtiene un nivel adicional de ordenamiento jerárquico que realmente simplifica las comunicaciones, haciéndolas coherentes, simples, efectivas, específicas, breves, sustantivas y precisas. Si sumamos a ello la coexistencia de la comunicación escrita pura con el material conexo (documentos y referencias) se logra transformar la información en conocimiento, punto de partida para la toma de decisiones acertadas, asertivas y oportunas.
MEETPAPER
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