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SETRI adopta MeetMail como su plataforma de apoyo a la capacitación tributaria en Chile

El Instituto de Estudios y Seminarios Tributarios –SETRI- líder en la capacitación y divulgación tributaria en Chile, adopta la plataforma de trabajo MeetMail como soporte y apoyo a sus seminarios y diplomados.

En sus casi 40 años de vida, más de 14.000 profesionales de variadas áreas, han pasado por sus aulas en búsqueda de una especialización tributaria de excelencia.

Hoy en día dan un paso hacia la educación a distancia, con la utilización de MeetMail y su gran versatilidad.

MeetMail, plataforma Corporativa de Trabajo Efectivo, con énfasis en Gestión de la Información, Colaboración Efectiva y las Comunicaciones Internas, es la encargada de llevar a SETRI al umbral de las instituciones internacionales que se valen de las nuevas tecnologías para convertirse en empresas líderes e innovadoras.

SETRI no sólo utilizará MeetMail en su área de capacitación; sino que también en las áreas de Gestión de la Información, Comunicaciones Internas, Colaboración Efectiva, Gestión del Tiempo, Gestión Documental y Gestión Administrativa.

MeetPaper: Socio de Zuckerberg trama un mundo sin correo electrónico

SAN FRANCISCO (AP) — Dustin Moskovitz está tramando un mundo sin correo electrónico.

El empresario de 30 años de edad ha aprendido mucho sobre comunicaciones desde que se asoció con su compañero de universidad Mark Zuckerberg para crear Facebook hace una década, y ese conocimiento está alimentando un intento audaz de cambiar la manera en que la gente se conecta en el trabajo, donde el incesante ingreso de correos electrónicos se ha convertido en una molestia intolerable.

Moskovitz está tratando de convertir ese dolor de cabeza crónico en un replanteamiento con Asana, una compañía de reciente creación con sede en San Francisco que maneja junto con Justin Rosenstein, ex gerente de producto de Facebook y Google.

Asana ofrece un programa de cómputo que combina los elementos de una libreta de notas comunal, de red social, aplicación de mensajería instantánea y un calendario en línea para permitir a equipos de empleados compartir información y realizar la mayor parte de su trabajo sin depender del correo electrónico.

“Estamos tratando de desaparecer todo el trabajo asfixiante que surge con el correo electrónico”, dijo Rosenstein mientras Moskovitz asentía con la cabeza frente a él en una ex cervecería que funciona ahora como oficina general de Asana. “Esto surgió de un dolor profundo que estábamos sufriendo Dustin y yo, junto con casi todos a nuestro alrededor”.

La desdicha sigue creciendo en el mundo corporativo, el cual sigue siendo un bastión del correo electrónico. Este año, cada trabajador que utiliza una cuenta empresarial de email enviará y recibirá un promedio diario de 121 mensajes de correo electrónico, lo que representa un aumento de 15% respecto al promedio de 105 correos diarios en 2011, según The Radicati Group, el cual rastrea el uso de email.

En contraste, los consumidores han estado abandonando los buzones electrónicos y utilizando cada vez más alternativas digitales como Facebook, Twitter y mensajería móvil.

Más correos electrónicos se traduce en menos productividad, ya que los trabajadores dedican más tiempo a limpiar sus buzones y descifrar intercambios complejos entre un revoltijo de colegas y supervisores dispersos en varias oficinas, o en ocasiones simplemente a un cubículo de distancia. Para empeorar el asunto, parte importante de información empresarial se encuentra con frecuencia encerrada en el buzón de un trabajador en lugar de estar en un banco de datos que pueda ser consultado por cualquier persona que trabaje en el mismo proyecto.

Si las compañías establecen canales de comunicación que funcionen más como redes sociales, la cantidad de tiempo que los trabajadores podrían dedicar a otras cosas se incrementaría en cerca de 8% cada semana, según cálculos de un estudio del McKinsey Global Institute.

Fuente: Pulso

¿Y cómo resuelve MeetMail el problema?

La gran complejidad del correo electrónico está dada por la nula coherencia entre mensajes. Esto obliga a cada persona a definir un método de organización para agruparlos de algún modo. Nunca muy eficaz.

Lo que MeetMail propone es una innovación. Es decir, es un cambio, no necesariamente algo totalmente nuevo, pero que constituye una variación en cómo se hacen las cosas produciendo ventajas o beneficios.

Como descubrió Scott Berkun en Wordpress.com, la solución se puede resumir en una frase muy usada uando se desea expresar con un ejemplo el concepto de orden u organización: “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. En su experiencia, Berkun descubre que el uso de Blogs permite acumular la información referida a un tema, haciendo más fácil entender el contexto de la conversación o trabajo colaborativo. Menciona como características relevante la libertad de las personas para escoger donde

participar.

Lo malo de ese modelo es precisamente la libertad de escoger. La confidencialidad es un aspecto de las comunicaciones muy relevante a tener presente. Otro elemento que lo hace imperfecto, es que un blog no provee de capacidades para almacenar otra información que no sea conversación. Por lo tanto los documentos, que siempre forman parte de un trabajo en común requieren de un espacio adicional complementario para almacenarlos.

MeetMail resolvió esos inconvenientes creando el concepto de Espacios Temáticos de Trabajo. Contenedores virtuales que poseen capacidades que superan largamente los blogs. Fueron pensados para cumplir el objetivo de acumular información, pero van unos

cuantos pasos más allá. No se limitan sólo al intercambio de mensajes acerca de un tema específico, sino que proveen capacidades de almacenamiento de documentos, resúmenes ejecutivos, reuniones y sus actas, enlaces y lista de participantes que posee capacidades de administración directa o delegada. De ese modo, se cumple con la idea fundamental de contener todo lo relativo a un asunto en un solo lugar pero se preserva la confidencialidad.

Si con el fin de facilitar aún más la clasificación de información agregamos un elemento adicional y le llamamos Categorías de Espacios Temáticos de Trabajo y exigimos que ellas sean sustantivos, es decir, representan cosas o conceptos, se obtiene un nivel adicional de ordenamiento jerárquico que realmente simplifica las comunicaciones, haciéndolas coherentes, simples, efectivas, específicas, breves, sustantivas y precisas. Si sumamos a ello la coexistencia de la comunicación escrita pura con el material conexo (documentos y referencias) se logra transformar la información en conocimiento, punto de partida para la toma de decisiones acertadas, asertivas y oportunas. 

MEETPAPER

Five Reasons Why Your Company Needs a tool that leverage the best from Social Networks, email, Instant Messaging and documents repository, all at once.

Internal communications is playing a bigger, more complex role in Companies than ever before thanks to the advent of enterprise grade tools that resembling social networks. The main idea behind those proposals is to find a right tool for leveraging collaborative work and increase productivity.

With solutions like Slack, Yammer, and recently MeetMail (www.meetmail.com), there are plenty of options for generating effective team communication in more nuanced, meaningful ways.

MeetMail is a fresh view that you must seriously consider because is an innovation that has company's needs as its focus. It is not simply a new enterprise social network but a solution that satisfy demanding communications requirements. So, why exactly should company adopt MeetMail into their internal communications strategy? Here are the top five reasons.

1.      Open communication channels

MeetMail is a great tool for improving vertical and horizontal communications within any company. The ability to have a conversation that is instant can open up more direct communication channels between departments, and especially between employees and management. This kind of channel can be near impossible to achieve through actions like email, which can easily bury important information when threads devolve into short, conversational messages that would be better suited for chat.

2.      Improve efficiency

By using a single platform for employees to have conversations, instant message, organize projects, and even share and edit documents, your everyday productivity will vastly improve. Working in the open will help push projects forward and eliminate the downtime caused by emails and unnecessary meetings. When everything is stored in one place, you don’t have to email your colleague to ask where that report is saved. It’s all right there.

3.      Build team culture

Bringing your team together in one social network offers a great opportunity for sharing company news, announcements, and industry-relevant articles. Employees will be kept up-to-date on the latest news surrounding your company and will feel more empowered knowing that their voices will be heard.

4.      Promote collaboration

Project feedback and iterations will be more organized and get knocked out faster. This is essential for building an internal team culture for collaboration, as it lowers any barriers usually associated with the standard feedback process.

5.      Make work feel less like work

Simply put, MeetMail can make work feel more fun and social. In 2015, everyone is used to instant messaging (and instant gratification) in their personal lives, whether it be from text messaging, WhatsApp, or even Instagram. Everything is open and instant, which should translate over to the workplace.

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¿Por qué cada vez más empresas están prohibiendo el correo electrónico?

Clare Burge pensó que manejaba muy bien su correo electrónico en el trabajo, hasta el día que regresó de unas vacaciones de diez días y se encontró con 10.000 mensajes nuevos en su bandeja de entrada.

El estrés le robó todo el brillo post vacaciones, y mientras recorría la lista interminable de correos se comenzó a preguntar para qué se había molestado en irse.

Entonces tuvo una suerte de momento de locura y decidió hacer un experimento: dejó de utilizar correos electrónicos.

Puso una respuesta automática en su cuenta personal y en la del trabajo, en la que le decía a la gente que la llamaran. Sin proponérselo, esa decisión generó un cambio de vida para Claire.

“El correo es una herramienta muy egoísta”, explica Claire, quien ahora dirige una agencia de consultoría llamada Get Organised (Organízate), en Irlanda.

“Las personas le mandan tareas a otras a través del correo sin tener consideración por ellas”.

El resultado, según Claire, “es que terminas convirtiéndote en un esclavo de la bandeja de entrada de tu correo; ver correos se convierte en lo primero que haces al despertarte y lo último que haces al irte a la cama”.

Productividad

El correo también puede tener un impacto directo en las compañías, al distraer al personal de tareas relevantes por estar atendiendo correos de todo tipo.

Un investigador estimó que toma 64 segundos volver a lo que estabas haciendo luego de revisar un mensaje nuevo, mientras que otros estudios demuestran que mirar los correos puede absorber hasta dos horas al día.

Por este tipo de efectos en la productividad del personal y en el bienestar de los empleados, el correo electrónico ha comenzado a ser cuestionado por algunas empresas alrededor del mundo

El mismo año que Burge tomó su decisión, el presidente de la compañía French IT, Thierry Breton, prohibió el correo electrónico interno a sus 80.000 empleados. Y la medida se está volviendo popular entre las grandes corporaciones y las pequeñas empresas.

En Alemania una ensambladora de vehículos anunció la limitación del uso de correos. En un artículo del diario estadounidense The New York Times, un columnista describió las herramientas utilizadas por él y sus editores para evitar el uso del correo.

Incluso Halton Housing Trust, una organización inmobiliaria sin fines de lucro en Reino Unido que administra miles de casas, cortó los correos.

Sin embargo, eliminar el uso del correo debe evaluarse con detenimiento, porque puede generar efectos contraproducentes, advierte Jim Harter, jefe de científicos de gestión organizacional y bienestar, en la firma investigadora Gallup.

Para él, la eliminación del uso de mensajes puede afectar a trabajadores que prefieran laborar en horarios más flexibles.

Por esto, y otras razones, puede encontrarse con resistencia.

Fue lo que le pasó al gerente general de Halton, Nick Atkin. Cuando intentó que sus 280 empleados dejaran de revisar el correo, se topó con reacciones que demostraron “cuán adictos somos a ello”, incluidas algunas actitudes irracionales.

Definiendo el punto adecuado

En Van Meter, una distribuidora de partes eléctricas en Iowa, Estados Unidos, atacar el problema de la lectura de correos fuera de horario de oficina se incluyó en un programa integral de la empresa para mejorar la cultura corporativa.

Hace unos diez años decidió evaluar el nivel de compromiso de los trabajadores e implementar medidas que buscaban mejorar el equilibrio entre la vida laboral y la personal.

Para Lura McBride, gerente de operaciones de esta empresa de 400 trabajadores, el momento que lo cambió todo fue cuando se dio cuenta que había hecho un hábito de pasar los cerrojos de su automóvil cuando llegaba al estacionamiento de su casa para terminar trabajo pendiente, mientras su niños daban golpecitos a las ventanas.

Al día siguiente habló con uno de los altos ejecutivos de la empresa y le sugirió que suspendiera el envío de correos y llamadas telefónicas entre 5:00pm y 7:00am, y evitar toda comunicación de trabajo durante los fines de semana.

Para ella, la política buscaba respetar el tiempo de cada persona. Y es que cada vez que uno escucha el ping al llegar un correo, te sientes obligado a verlo para ver si es importante.

“Donde trabajaba antes, algunas personas creían que mandar correos a medianoche era una especie de prueba de valor. Cuando recuerdo esas escenas lo encuentro realmente bochornoso”, dice.

McBride cuenta que ella y otros empleados todavía trabajan en las noches, pero si alguien tiene que escribir un correo no lo hace hasta el día siguiente, a menos que sea un problema de un cliente o tengan una fecha límite urgente que cumplir.

Cambiando velocidad

Lo que Burge aprendió de su experiencia al dejar el correo fue que las compañías tienen que encontrar vías alternas para comunicarse y colaborar.

Según cuenta Lee Mallon, fundador de Rarely Impossible, una agencia de consultoría en tecnología en Reino Unido, abandonar el correo fue más bien sencillo.

“Yo revisaba mi teléfono como 150 veces al día. Era algo que generaba mucha distracción y un fastidio constante”, dice.

Mallon explica que el mayor reto ha sido la transición hacia otra forma de comunicación que permita ser más eficiente al asignar tareas o compartir documentos.

Como es una oficina pequeña, los asuntos más urgentes se manejan en persona o con una rápida llamada telefónica. Los empleados utilizan Skype, Dropbox y Slack para seguir proyectos o compartir información.

“Mi equipo se comunica mejor”, concluye Mellon, quien además afirma que al abandonar el correo ahorraron 20% de la jornada laboral.

Burge cree que aun falta tiempo para tener un mundo libre del correo electrónico. “Todavía utilizo el correo a diario, porque no he logrado convertir a los siete mil millones de personas que viven en el mundo. Mientras eso ocurre, tendré que seguir enviando correos”.

Nota original: http://tinyurl.com/nbwl7z6 

Aumente sus ingresos con MeetMail

Evaluación y Recomendación de Adopción de MeetMail

Evaluar una herramienta que ofrece aumentar la productividad y mejorar la eficiencia y por ende aumentar las ventas, es una tarea que toda empresa debe realizar. El producto evaluado en este informe promete lograr aumentos sustantivos del tiempo disponible de cada profesional mediante el expediente de ofrecer un canal de comunicaciones mucho más eficaz que el correo electrónico. 

Del estudio realizado se concluye que las eficiencias ganadas no sólo se circunscriben a las comunicaciones, sino que alcanzan otras áreas de gestión y administración imposibles de lograr mediante el uso del e-Mail.

La relación costo beneficio demuestra que la empresa recibe un gran valor por el precio pagado. El ratio alcanza hasta 17 veces el costo mensual considerando acceso para 25 usuarios. 

El estudio concluye con la recomendación de subscripción del servicio y una pronta adopción de MeetMail en la empresa con el fin de comenzar a obtener aumentos notorios en la calidad del trabajo de los profesionales y principalmente en la mayor disponibilidad de horas hombre para lograr incrementar la facturación.

Identificación de necesidades o problemas principales en nuestra empres en el ámbito de las Comunicaciones Escritas y la Colaboración Profesional Avanzada

En la columna izquierda de la Tabla siguiente,  se listan las necesidades o problemas más relevantes que enfrenta la empresa en el área de las comunicaciones escritas, la colaboración efectiva y administración documental. 

En la columna derecha, se presenta la solución que ofrece el producto en evaluación con indicación de los beneficios cualitativos que MeetMail aportaría a nuestra empresa.

Necesidad o Problema	Propuesta MeetMail
Mejorar sustancialmente el rendimiento y trabajo colaborativo en el entorno profesional corporativo eliminando la necesidad que cada persona clasifique y administre información recibida y/o producida para hacerla coherente y manejable.	Una herramienta con énfasis en la clasificación automática de las comunicaciones escritas y en el almacenamiento expedito de documentos, que evita que profesionales de alta gama consuman  costosas horas/hombre en tareas rutinarias de clasificación y organización de la información.
La clasificación y posterior búsqueda de información recibida o enviada vía correo electrónico es compleja, lenta y poco eficiente, ya que los mensajes acerca de un mismo asunto se confunden en una lista interminable de ellos.	Utilizar Espacios Temáticos de Trabajo en los cuales los temas o asuntos se presentan independientes unos de otros, identificados y clasificados desde su incepción. La clasificación de la información resulta implícita puesto que cada espacio de trabajo recibe sólo aportes relativos al tema que lo define.
Administración Documental. Archivos Físicos representan un desafío a la hora de ser catalogados, compartidos y vueltos a su lugar de almacenamiento.	Empresa sin papeles. Digitalizar documentos y cargarlos catalogados en repositorio(s) especializados de acceso controlado, debidamente enlazados con mensajes, documentos y otros temas.
Contar con la certeza que lo compartido con otros no se pierde de forma alguna. Además, que no sea posible alterar o eliminar lo previamente comunicado. Es común que correos se pierdan, se difundan parcialmente o se altere parte del contenido al ser comunicado a otros.	Auditoría de cambios que mantiene las versiones de los mensajes modificados por su autor, permitiendo a los demás participantes de un espacio temático, comprobar los ajustes en la redacción. Así también, los mensajes eliminados solo son marcados como tales y se muestran minimizados para no interferir con otros contenidos. Pueden ser consultados por los demás participantes.
Monitorear el avance de cada trabajo, proyecto o servicio para cumplir con lo prometido a nuestros clientes en la fecha correcta. Detectar desviaciones o corregir decisiones.	Creación y consulta de Resúmenes Ejecutivos periódicos asociados a cada esfuerzo facilitan la compresión del desarrollo de cada asunto, trabajo, proyecto o servicio.
Conocer la información en el instante en que  ésta se produce para apoyar el proceso de toma decisiones acertadas y asertivas o definir soluciones a tiempo.	Lista auto-actualizable de actividad en Espacios Temáticos de Trabajo que muestre a cada usuario lo nuevo ocurrido en cada asunto en los cuales está participando
Gestión de Aprobaciones Administrativas con respaldo seguro de la evidencia.	La capacidad de complementar un mensaje publicado en un Espacio Temático con mensajes rápidos que pueden constituirse en una aprobación explícita sumada a las funciones de auditoría que lleva el control de los cambios, asegura que MeetMail pueda ser utilizado como un Workflow básico donde todas las aprobaciones se pueden realizar desde un mismo entorno de trabajo.
Racionalización de las comunicaciones internas para evitar duplicaciones y desinformación.	Comunicación directa basada en temas únicos y de interés común, anula duplicidad y desinformación de cualquier tipo.
Resguardar la Confidencialidad de temas sensibles de la empresa. Correo electrónico permite que información sea divulgada sin control.	Permitir acceso a información confidencial sólo a ciertas personas y reducir significativamente la posibilidad  de compartir con otros la información recibida. Auditoría de transferencia de información está presente.
Necesidad de proveer un entorno para trabajo remoto de profesionales.	Producto permite a los usuarios conectarse vía Internet desde cualquier punto en el mundo.
Capacidad de realizar Peticiones sin perder la relación con el tema principal que las genera y verificar el cumplimiento de ellas. En forma equivalente, poder cumplir a tiempo con las solicitudes recibidas de terceros.	Las Peticiones son Espacios Temáticos especializados que contiene una fecha de vencimiento. Se crean para solicitar asistencia de una o más personas para la concreción de una tarea que se origina en un Espacio Temático cualquiera. Las Peticiones viven en una Categoría del mismo nombre para efectos de monitorear el cumplimiento de ellas.
Obtener ventaja de la capacidad de transporte de datos que ofrece el correo electrónico pero sin tener la obligación de utilizarlo como herramienta principal de Comunicaciones de la empresa. Evitar el envío de respuestas no apropiadas o copias de mensajes que no deben ser vistos por el cliente.	Acceso a correo electrónico, integrado con la solución de Comunicaciones Corporativas, para consumir o enviar material que es intercambiado con los clientes, pero que debe ser procesado y refinado en conjunto con otros colaboradores en Espacios Temáticos, antes de su difusión final. Auditoría de envío de correos informa lo que fue despachado al cliente.
Comunicaciones rápidas, breves e informales.	Sistema de mensajería básico que permite interactuar con cualquier persona dentro de la empresa.
Permitir que las personas expresen sus necesidades de índole social (saludos, festejos, eventos, etc.) sin que éstas interfieran con el objetivo principal del negocio.	Una adaptación -con una visión gerencial que minimiza el impacto en la productividad-, del concepto de Redes Sociales Corporativas que permita a las personas de la empresa interactuar sobre temas de índole social, sin interferir con el negocio.
Un repositorio con capacidades de Catalogación y Administración de Documentos  para almacenar Manuales, Procedimientos, Plantillas, Descripciones de Cargo, Cursos de Inducción, Reglamentos Internos, Material de Capacitación, Documentación ISO, Copias de Licencias, Patentes, Permisos, Poderes, etc. que elimina la necesidad de adquirir y usar otro sistema de manejo documental	Usando las Categorías estándar o las definidas por la empresa, todo el material disperso en muchos lugares distintos resulta almacenado en espacios temáticos específicos identificables. Aquella información que debe ser sólo de consulta para muchos y editable sólo para algunos es fácilmente configurable en esa modalidad. La catalogación de los documentos y contenidos es simple y muy eficiente, porque utiliza el mismo modelo de Espacios Temáticos.
Co-elaboración de documentos manteniendo versiones anteriores de los mismos.	Documentos subidos a la plataforma MeetMail pueden ser bajados y editados por cualquier participante de un Espacio Temático. Las versiones antiguas se mantienen sin cambio y pueden ser invalidadas para simplificar el uso de una u otra versión.
Búsqueda avanzada de información y documentos.	Todo el material publicado es indexado para responder con rapidez a las necesidades de búsqueda. El resultado no es una lista de mensajes sueltos, sino una de espacios temáticos, cada uno conteniendo todo lo recolectado respecto del asunto tratado en cada uno de ellos.

Análisis de Costos

a.      Costos Directos – Precio del servicio

La siguiente  tabla contiene la lista de precios del servicio de suscripción mensual 

De la revisión de la lista de precios del servicio, puede colegirse que el valor por usuario varía entre $2.592 y $1.764 mensuales, que se compensan notoriamente con la ganancia en horas/hombre que produce el producto: hasta un 37% del tiempo diario de una persona. Esta aseveración se valida en los párrafos siguientes.

b.     Ahorros directos – Aumento de horas disponible

Para calcular ahorros y con fines de esta evaluación solamente, se asume que el promedio de remuneraciones de nuestra empresa es de $500.000 por persona, y que sólo se recuperaría un 10% del tiempo diario –no el 37% que promete MeetMail. En base a estos antecedentes, el tiempo recuperado en una empresa que consta de 25 profesionales se puede valorizar en la suma de $1.250.000 mensuales ([1]). Visto de otro modo, se puede calcular que existirán 450 horas adicionales mensuales que pueden destinarse a labores productivas. Si estas 450 horas se valorizan a precio de facturación, resulta claro que la empresa obtiene cifras que aumentan el resultado del balance general.

Existe un estudio en internet (https://hbr.org/2013/04/email-is-not-free) que concluye que cada correo electrónico consume hasta 95 centavos de dólar del costo laboral de cada individuo y que el promedio de correos procesados por un profesional es de 160 diarios. Ajustando esas cifras a un tercio para ser conservadores y manteniendo los mismos supuestos anteriores, el ahorro indirecto causado por la supresión del uso del correo electrónico y reemplazarlo por MeetMail sería de $620 * 0,32 * 25 * 53 = $262.880 diarios. Al mes es una cifra en millones de pesos: $5.781.600.

Adicionalmente, existe una calculadora en línea www.profjackson.com/email_cost_calculator.html que permite determinar cuánto dinero cuesta a una compañía el uso del correo electrónico. Está pensada para demostrar que es factible realizar mejoras en el uso del correo electrónico para lograr beneficios cuantificables, pero sirve para validar lo expuesto más arriba. El ahorro mensual al cual se llega usando los mismos valores supuestos, es de $1.883.305 mensuales.

A mayor abundamiento, existe otra herramienta que ayuda a evaluar el uso e impacto del correo en las empresas: http://www.mesmo.co.uk/assess-yourself/calculator/

En resumen, sea cual sea el método que se utilice para cuantificar el tiempo que se invierte en procesar correos electrónicos, la conclusión es que es mucho dinero malgastado que puede recuperarse para aumentar la facturación.

c.      Ahorros indirectos

Los ahorros indirectos dicen relación con el ahorro en la compra de software adicional. MeetMail integra capacidades que están dispersas en varios productos que las empresas requieren. A modo de ejemplo, se mencionan algunos de ellos:

-         Software CRM. Si las necesidades de la empresa en cuanto a la administración de clientes es básica, es decir, una base de datos de clientes conteniendo información legal y de contacto, registro de interacciones regulares y otros datos o documentos del cliente, MeetMail puede manejarlo y evita la compra de un software especializado.

-         Repositorio de imágenes y documentos. Como se ha mencionado antes, MeetMail contiene capacidades de almacenamiento de imágenes y documentos en forma integrada, facilita la catalogación y clasificación de los mismos. La integración con las conversaciones e información conexa mejora significativamente las ofertas que los sistemas de almacenamiento tradicionales ofrecen.

-         Registro de incidentes. Toda empresa, incluso aquellas con bajo nivel de integración informática, requieren de un medio para que los usuarios reporten incidentes relacionados con los sistemas utilizados.  Así también, toda empresa  requiere que los eventos negativos, de cualquier índole, que impacten el curso del negocio, sean conocidos y escalados apropiadamente al nivel que corresponda. MeetMail elimina la necesidad de adquirir un sistema con la funcionalidad descrita produciendo un ahorro indirecto. Adicionalmente, el conocimiento oportuno y al nivel correcto de todo incidente negativo contribuye a evitar complicaciones mayores o eliminar potenciales pérdidas.

-         Workflow de aprobación Simplificado. Considerando la  seguridad y capacidades de auditoría que posee MeetMail, es posible utilizarlo como una herramienta simple de aprobación secuencial.

-         Blogs en la Intranet. Cada persona puede publicar su blog personal e invitar a toda la compañía o a un grupo determinado a ser “observadores” del blog.

-         Portal de Intranet. Si la empresa no posee Intranet, MeetMail se constituye en ella muy fácilmente. Las noticias, instrucciones, avisos, comunicaciones masivas o grupales pueden fácilmente realizarse en MeetMail. No se requiere inversión en software ni hardware adicional.

La suma de los precios de todos estos productos que resultan reemplazados por MeetMail es variable porque depende de la sofisticación requerida por la empresa, pero oscila entre centenas de miles hasta millones de pesos.

Conclusiones y Recomendación Final

Teniendo presente todo lo descrito en los acápites anteriores y en especial en el estudio costo/beneficios realizado en el punto 2 de este informe, se concluye que la adopción de MeetMail como herramienta unificada de comunicaciones de la empresa, representa un salto cualitativo en la eficacia y productividad de la firma que puede ser cuantificado en millones de pesos, aún para empresas con bajo número de usuarios.

Es innegable que la adopción del producto requiere de un cambio de la cultura del correo electrónico, fuertemente enraizada en la empresa, pero la facilidad de uso del nuevo producto permite que se comience con un uso básico simple y efectivo y progresivamente avanzar hacia el uso del vasto número de funcionalidades que la herramienta ofrece en beneficio de la compañía.

Por lo anterior, se recomienda encarecidamente adquirir y adoptar el producto en el más breve plazo, ya que los beneficios comienzan a hacerse notar desde el primer día. La misma herramienta permite promocionar su uso interno a través de comunicados provenientes de la Alta Dirección que lleguen efectivamente a todos los integrantes de la empresa.

 

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[1] La cifra se obtiene como sigue: $500.000 * 0,10 * 25 = $1.250.000